“Süreç”. Yabancı dilden (proses) dilimize girmiş bu kelime
Kelime ve kavrama takılmadan gayemizle, hedefimizle ilgisi üzerinde duralım derim.
Yine çok kullanılan bir kelime daha var. Bağlamında… Esası “taallûk”, “Mütaallik”. Bizim gibi yaşlılardan başka kim biliyor?
Dil yozlaşınca mânâyı anlatmak zorlaşıyor. Arapçadan gelmiş diye terkedilince yerine ya uydurukça ya da yabancı kelime kullanılması kaçınılmaz oluyor. Neyse…
Süreç kavramının yerinde kullanılması ve hayatın her yerinde gereğinin yapılıp yapılmayışı üzerinde birkaç kelam edelim.
Süreç; girdileri çıktılara dönüştüren faaliyettir.
Tarifi bu kadar basit ifade edilirken ifade ettiği mânâ yerine göre çok geniştir.
Birden fazla faaliyetin entegrasyonu ile bir neticenin hasıl olmasına vesile olan faaliyetlerin toplamına da süreç denilebilir.
Meselâ; elbise üretimi bir süreçtir. Girdisini pamuktan ipliğe, iplikten kumaşa, kumaştan elbise oluncaya kadar alt süreçler ve süreçlerin birleşiminden sonra elbise vücuda gelir.
Bir ekmeğin sofraya gelinceye kadar süreçler zincirini hayal edersek.
Toprağın sürülmesi, ekimi, bakımı, biçim, sapından tane ve saman olarak ayrılması, değirmende un, fırında ekmek yapımı, dağıtımı, bakkal ve sofraya gelmesinde o kadar safhalar var. Çocuklarımız bu süreci ne kadar biliyor?
Üst başlık “Ekmek Yapım Süreci” deniliyor. Alt süreç olarak o kadar birbiri ile ilgili alt süreçler var ki…
Sistem
Birbiri ile ilgili süreçlerin organizasyonu, koordinasyonu, aralarındaki etkileşimi maksada uygun planlanmasına “sistem” diyoruz.
Yani; Sistem kurgulama, süreç uygulamadır.
İlimden amele, fikirden fiile, teoriden pratiğe geçiş olarak da ifade edilebilir.
Genellikle toplumda işlerin aksamasından sistemsizlik suçlanır.
Hayır efendim sorun sistem değil süreç yönetimindeki aksaklıklardır.
Süreç Yönetimi Nedir?
Süreç yönetiminde hedefe ulaşmak, ilk defasında ve her defasında doğru iş ve işin doğru yapılmasını temin edilmesinde her adımın, her aşamanın eşdeğer ehemmiyeti vardır.
Bir zincir en zayıf halkası kadar sağlamdır misali malûmunuzdur.
Bu prensip her alanda geçerlidir.
Bir işletmeyi marka kurum olmasına giden yol buradan geçer.
Kamu kurumlarında statükonun ve hantallığın sebepleri
Kamu kurumlarında kurumsallık sorunu yoktur. Sistem sorunu da yoktur.
Kanun ve yönetmeliklerle kurallar çok katı ve detaylı tanımlanmıştır.
Bir işin yapılmasından ziyade çerçevesi, sınırları, kırmızı çizgileri daha belirgin belirlenmiştir.
Çalışanlardan sürecin verimi hızından ziyade sabah akşam mesaiye vaktinde gelip vaktinde gidilmesi çok katı kurala bağlıdır. Bir çalışanın işine son verilebilmesinin hukuki dayanağı genellikle devam ve devasızlık durumudur.
Pandemi döneminde bu husus biraz mecburi olarak esnetildi. Halen devam ettiren özel sektör kuruluşları var. Evden çalışma şekli aslında sürecin tabiatına ve fıtrata daha yakınlaştığı biliniyor.
Uzun yıllar memuriyette bulunan birisi olarak mevcut statükoya aykırı bir mesai mantığı uyguladım. İdari görevlerde bulundum.
Bana bağlı personele “senin saatinde işe gelip gelmenden daha önemli sorumlu olduğun işi aksatmadan yapmandır” derdim. Çok daha iyi verim ve performans elde edildiğini tecrübe ile yaşadık. İşlerin hiç aksamadığını gördük.
Kamuda yasal mevzuat, personelin performansında değil, “kırmızı çizgileri aşıp taşmasına dikkat edilir.” Teftiş mekanizması da öyle işler. Bir hatasını bulsam da canına bir okusam diye programlanmıştır.
O zaman personel ne diyecek? İş yapıp da başımı belaya mı sokayım? Salla başını al maaşını der. Ve de öyle bir iklim var maalesef.
Kamuda hantallığın sebebi sistem sorunu değil süreç yönetim sorunudur.
Kamu işletmeleri niye zarar ediyor?
Özelleştirme politikaları çok yerinde bir uygulama olmuştur.
Kamu marifetiyle, kamu personeliyle bir köprünün yapımı yılla sürer. Bitmez.
İhale ile yaptırıldığında kısa sürede neticelendiği malum.
İhale şartnamesinde çalışanın gelişine-gidişine bakılmaz. İş teknik şartlara göre ve zamanında yapılmış mı ona bakılıyor.
Manevi hizmetlerde sonuç önemli değildir süreç önemlidir.
Netice bizim işimiz değil Allah’ın takdiridir.
Bize düşen sürecin gereğini yerine getirmek, neticeyi Allah’tan beklemektir.
Son söz
“Şeriat ele bakar kalbe bakmaz” ölçüsü süreç yönetiminin temelidir.
Kaynaklardan (insan, ekipman, mekan, finansman) azami istifade edebilmenin, daha yüksek performansın yolu sağlıklı süreç yönetiminden geçer.