Yönetimin kişilerin inisiyatifinden alınarak kurallara, sisteme bağlanması ve böylece süreklilik sağlanmasına kurumsallaşma denir. Kurumlarda her türlü etkileşimde ve iletişimde kurallar hâkim olmalıdır. Kurumsallaşma bir nevi kanun hâkimiyetidir.
Kurumsallaşmanın amacı, sistemin şahsa bağlı olmaktan çıkarılmasıdır. Bu da şirketin devamlılığını sağlar. Aile şirketlerinde belli kurallar hâkim olmadığından şirketin sahibi olan baba veya patron ölürse, ya şirket mirasçılar tarafından bölünür veya yerine geçenler ne yapacaklarını bilemezler ve şirket batar. Kurumsallaşma ise belirsizliği ortadan kaldırır, verimliliği artırır, profesyonelleşmeyi sağlar, şeffaflığı sağlar, yatırımcıların ilişkilerinde pozitif bir yaklaşımı sağlar.
Kurumsallaşmada en önemli nokta; alt ve üst birimlerin buna inanması ve bunun işletmenin aslî görevi gibi görmesidir. Kurumsallaşmaya kurum çalışanlarının tümünün yardımcı olması gerekir. Bunu kabul etmeyen ve tıkayan bireyleri de kurum bünyesinden atmalıdır. Bunu yapmadığı zaman bir gün gelir yapılan bütün gayretler ve masraflar boşa gider.
Kurumsallaşmanın önündeki en büyük engel buna inanmayan çalışanlardır. Bunlar pasif direniş yaparlar ve en basit bir olumsuzlukta ilk olarak kurumsallaşmayı ortadan kaldırmaya çalışırlar. Çünkü kurumsal yapılar şahsın inisiyatifine ve istibdadına engeldir. İstibdad heveslileri bu sebeple kurumsallaşmaya karşıdırlar. Her zaman en büyük potansiyel tehlike olarak kurum içinde bulunurlar. Kurumsal yapıya geçmek isteyenlerin ilk yapacakları şey bu gibi çalışanları derhal tasfiye etmektir.
İnsanın özel hayatında duygusallık ön plandadır; ama iş hayatında kurallar hâkim olmalıdır. Başarının temel kuralı ise planlı olmaktır. Hangi gün ne yapacağı belli olmayan, nerede sabah orada akşam bir hayat yaşayan bir insanın başarılı olması düşünülemez. Başarı hiçbir yerde tesadüfî değildir; planlı bir çalışmanın ürünüdür.
İş hayatı duygusallık kaldırmaz; mantığın gereği olan kuralların hâkim olduğu bir kurumdur. Ailede kurallar, iş hayatında da duygular vardır; ama belirleyici olan husus iş yerinde mantıksal kuralların baskın olmasıdır.
Kurumsallaşma için aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır.
Kurumun iş alanları ve görev tanımları belirgin midir?
Kurumun günlük işleyişindeki hâkim kurallar net midir?
Kurumda insan kaynakları, üretim gibi birimlerin iş akışı belli midir?
İdarî işlerin organizasyonu mesainin kendine has ilkeleri var mıdır?
Kurumda nihâî karar mercii belli midir?
Kurumun işleyişinde kuruma özgü alışkanlıklar oluşmuş mudur?
Bu ve benzeri sorular kurumun kurumsallaşma yolunda ne kadar yol aldığının en önemli göstergesidir.
Kurumsallaşma daha genel anlamı ile bir işletmenin kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini sağlayan bir yapının oluşturulmasıdır. Farklı bir bakış ile kurumsallaşma işletmenin tüm kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, misyon, ilke ve değerleri, faaliyetleri yürütürken izlediği yol ve yöntemlerin belli, canlı ve sürekli olmasıdır.
İş hayatımızda yer alan firmaların çoğu aile işletmeleridir. Böyle bir işletme cesur girişimcilerin kısıtlı bir sermaye ve beden gücünü de katarak kurduğu ve aile üyelerini de ortak ettiği plansız ve şartlara göre büyümüş olan yapılardır. Zamanla sağlıksız bir şekilde gelişir ve kontrolden çıkar ve kurucusuna bağlı olan bu işletme kurcusunu kaybedince krize girer ve çoğu zaman da krizden çıkamaz ve hayatı sona erer. Bu sebeple ekonomistler Aile işletmelerini birinci nesil kurar, ikinci nesil onu miras olarak alır ve durumu korumaya çalışır, üçüncü nesil ise onu bitirir demişlerdir.
Kurumsallaşma, yapısı gereği belli bir bürokrasi ve iş yükünü gerektirir. Büyük işletmelerde bu bir rahatsızlık oluşturmaz, bilakis kurumun işleyişini sağlar. Ancak küçük işletmelerde işin esası olan işlemlerden daha öne çıkarsa işletmeyi hantallaştırır. Bu sebeple kurumsallaşmanın gereği işletmenin durumuna bağlıdır.
Kurumsallaşma bir değişim sürecidir. İşletme kurumsallaşma sürecine girdiği zaman ayağı yere basan bir Yol Haritası belirlenmelidir. Yani, hedefi ve metotları net bir şekilde ortaya konmalıdır. Çıktılar ölçülebilir olmalıdır. Hedefler belirlenmeli, kaynaklar iyi şekilde kullanılmalıdır ve zaman ile sınırlandırılmalıdır.
Süreçlerin devamında işletme yöneticilerinin sahiplenmesi ve üst yönetimin destek vermesi çok önemlidir. Yapısal değişimler sıkıntılı olur. Bu sıkıntıları süreç sorumlusunun tek başına aşması mümkün değildir.
Kurumsal gelişimde süreçler devamlı gelişerek değişir. İşletme her süreci atladıkça kurumsallaşma aşaması biter ve sürekli gelişme safhası başlar. Bu devamlı bir akış hadisesidir.
İşletmenin gelişimi ve sürekliliğinin sağlanması için kurumsallaşması zorunludur. Kurumsallaşma ise, işletmenin tüm süreç ve işlevlerini tanımlayan ve disipline ederek sistem haline getiren bir anlayıştır. Sistemli bir kurumsallaşma şirketin devamlılığını sağlar ve sürekli gelişimini temin eder.